BOLAGSSTYRNING

Styrningen av koncernen 2023 

GRANGEX är ett svenskt publikt aktiebolag noterat på NGM Nordic SME i Stockholm. 

GRANGEX lyder under såväl externa som interna styrsystem. De externa styrsystemen utgör ramarna för bolagsstyrning. Till dessa hör aktiebolagslagen, årsredovisningslagen och andra tillämpliga lagar och regler. Styrning, ledning och kontroll fördelas mellan aktieägarna på bolagsstämma, styrelsen och VD i enlighet med svensk aktiebolagsrätt.  

God bolagsstyrning syftar till att skapa förutsättningar för ett aktivt engagemang från aktieägarna. Detta uppnås genom en tydlig och väl avvägd ansvarsfördelning mellan bolagsorganen, vilket säkerställer att marknaden ges korrekt information. Målet med bolagsstyrningen är dels att säkerställa att bolaget sköts på ett, för intressenterna, så effektivt och ändamålsenligt sätt som möjligt, dels att GRANGEX AB (publ) (”bolaget” eller ”GRANGEX”) följer de regler som lagstiftare och reglerande myndigheter kräver. Bolagsstyrningen syftar även till att skapa ordning och systematik för såväl styrelse som ledning. Genom en tydlig struktur samt klara regler och processer kan styrelsen säkerställa att ledningens och medarbetarnas fokus ligger på att utveckla verksamheten och därigenom skapa intressentvärde.  

Utöver regelverken används policyer inom ett flertal områden, däribland koncernens uppförandekod som alla medarbetare skall ha kännedom om och agera i enlighet med.  

De interna styrsystemen omfattar bland annat den av stämman fastställda bolagsordningen. Därtill har styrelsen antagit policyer och instruktioner som klargör ansvarsfördelningen inom koncernen. Särskilt viktiga i detta sammanhang är:  

■ Styrelsens arbetsordning  

■ VD instruktionen  

■ Instruktionen för revisionsutskottet  

■ Instruktionen för ersättningsutskottet  

■Rapporteringsinstruktion  

■ Policy for intern styrning och kontroll  

■Attestordningen 

Bolagsordning  

Bolagsordningen fastställs av bolagsstämman och innehåller ett antal obligatoriska uppgifter av grundläggande natur för bolaget. Där anges vilken verksamhet bolaget skall bedriva, gränserna för aktiekapitalets storlek och antalet aktier samt antalet tillåtna styrelseledamöter. Bolagsordningen innehåller inga särskilda bestämmelser om tillsättande och entledigande av styrelseledamöter, eller om ändring av bolagsordningen. För den fullständiga bolagsordningen hänvisas till www.grangex.s 

Aktieägare  

Direkta eller indirekta aktieinnehav i bolaget, som representerar minst en tiondel av röstetalet för samtliga aktier i bolaget. 

Det totala antalet aktier i slutet av 2023 uppgick till  8 694 861. Antalet aktieägare var vid årets  slut ca 11 000. De största ägarna framgår av tabellen på sidan 23. Mer information om aktieägarstrukturen finns på sidorna 22–23  i årsredovisningen och på bolagets webbplats. 

Årsstämmor 

Stämman är Bolagets högsta beslutande organ. Aktieägarna utövar sin beslutanderätt genom att lägga fram förslag till samt delta och rösta i de beslut som föreläggs årsstämman och eventuella extra bolagsstämmor. Aktieägare har möjlighet att få ett ärende behandlat på årsstämman om en skriftlig begäran lämnas till styrelsen i föreskriven tid. GRANGEX räkenskapsår löper från och med den 1 januari till den 31 december. Årsstämman skall hållas inom sex månader från räkenskapsårets utgång. Kallelse till bolagsstämma skall ske genom kungörelse i Post- och Inrikes Tidningar samt på bolagets webbplats. Att kallelse skett skall annonseras i Svenska Dagbladet. 

 Kallelse till årsstämma samt kallelse till extra bolagsstämma där fråga om ändring av bolagsordningen kommer att behandlas skall utfärdas tidigast sex veckor och senast fyra veckor före stämman.  

Kallelse till annan extra bolagsstämma skall utfärdas tidigast sex veckor och senast två veckor före stämman. Regler som styr årsstämman och vad som skall förekomma vid denna, finns bland annat i aktiebolagslagen och bolagsordningen. Stämman väljer styrelseledamöter, fastställer resultat- och balansräkning, beslutar om vinstdisposition och ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter och bolagets verkställande direktör, fastställer arvoden till styrelse och revisor samt ersättningsvillkor för 

bolagets ledande befattningshavare. Stämman bemyndigar styrelsen att fatta beslut i sådana frågor som inte avser daglig verksamhet.  

Alla aktier i GRANGEX AB (publ) har samma rösträtt med en röst per aktie.  

Alla aktieägare som är upptagna i aktieboken och som till bolaget har anmält sitt deltagande inom den tid om föreskrivs i kallelsen till stämman har rätt att delta i bolagets stämmor och rösta för sina aktier. Aktieägare kan även företrädas av ombud vid stämman. Bolaget styrs av stämman, styrelsen och verkställande direktören efter de regler och förordningar som regleras i lag eller annan författning. 

Årsstämma den 16 maj 2023 

Den ordinarie stämman avhölls den 16 maj 2023 i Stockholm. Följande beslut fattades vid stämman:  

■ resultat- och balansräkningar för moderbolaget och koncernen för räkenskapsåret 2022 fastställdes.  

■att ingen utdelning skulle lämnas.  

■ styrelseledamöterna och verkställande direktören beviljades ansvarsfrihet för räkenskapsåret. 

 ■ att välja det registrerade revisionsbolaget Öhrlings Price water house Coopers AB med den auktoriserade revisorn Anna Rozhdestvenskaya som huvudansvarig för perioden till slutet av årsstämman 2024.  

■ att styrelsen skall bestå av sex ordinarie ledamöter utan suppleanter. 

 ■ att bemyndiga styrelsen att fram till nästa årsstämma, vid ett eller flera tillfällen, emittera nya aktier eller andra finansiella instrument.  

■ i enlighet med valberedningens förslag, att arvode till styrelsens ledamöter skall utgå med 400 000 kronor till ordföranden, med 250 000 kronor till envar av övriga bolagsstämmovalda ledamöter som inte är anställda i bolaget. Härutöver skall ersättning om sammanlagt högst 600 000 kronor kunna utgå för arbete som styrelseledamot utför för bolaget utöver vad som kan anses hänförligt till styrelseuppdraget.  

■ att, i enlighet med styrelsens förslag, bemyndiga styrelsen att, med eller utan avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt vid ett eller flera tillfällen under tiden intill slutet av nästa årsstämma, fatta beslut om emission av aktier och/ eller teckningsoptioner och/eller konvertibler mot vederlag i form av kontant betalning, apportegendom eller genom kvittning av existerande fordran på bolaget. Nyemission av aktier och/eller teckningsoptioner och/ eller konvertibler enligt bemyndigandet får totalt omfatta högst ett sådant antal aktier som, på fullt utspädd basis och taget i beaktande sådana aktier som kan komma att tecknas genom utgivande av teckningsoptioner och/eller konvertibler, som ryms vid var tid gällande bolagsordningsgränser. 

■ att, i enlighet med vad styrelsen hade föreslagit, om att ändra bolagsordningen på sätt  

• att ändra bolagets firma till GRANGEX AB (publ)  

•  att plats för bolagsstämma skall vara där styrelsen har sitt säte eller i Östhammars kommun eller i Ludvika kommun  

• att styrelsen skall bestå av 4–9 ledamöter utan suppleanter  

• för att få deltaga i bolagsstämma skall aktieägare anmäla sig hos bolaget senast den dag som anges i kallelse. Denna dag får inte vara söndag, annan allmän helgdag, lördag, midsommarafton, julafton eller nyårsafton och inte infalla tidigare än femte vardagen före stämman. Ombud behöver ej anmäla antalet biträden. Antalet biträden får vara högst två.  

• Styrelsen får samla in fullmakter enligt det förfarande som anges i 7 kap. 4 § andra stycket aktiebolagslagen (2005:551). Styrelsen får inför en bolagsstämma besluta att aktieägarna skall kunna utöva sin rösträtt per post före bolagsstämman enligt det förfarande som anges i 7 kap. 4 a § aktiebolagslagen (2005:551). Styrelsen får besluta att den som inte är aktieägare i bolaget skall, på de villkor som styrelsen bestämmer, ha rätt att närvara eller på annat sätt följa förhandlingarna vid bolagsstämma.  

Protokollet från stämman 2023 finns tillgängligt på  www.grangex.se  

Extra bolagsstämma den 19 december 2023  

Den extra bolagsstämman avhölls den 19 december 2023 i Stockholm. Följande beslut fattades vid stämman:  

■ att, i enlighet med vad styrelsen hade föreslagit, om att ändra bolagsordningen på sätt att styrelsen skall bestå av 3–7 ledamöter utan suppleanter  

■ att styrelsen skall bestå av sex ordinarie styrelseledamöter utan suppleanter för tiden intill slutet av nästa årsstämma 2024  

■ att styrelsen inom sig skall utse styrelseordförande respektive vice styrelseordförande (om tillämpligt) efter bolagsstämmans val av ny styrelse, allt i enlighet med styrelsens förslag  

■ att ersättning för tillkommande kommittéarbete eller arbete som styrelseledamot utför för bolaget, utöver vad som kan anses hänförligt till styrelseuppdraget, skall uppgå till sammanlagt 1 200 000 kronor. Styrelseledamot som också är anställd av bolaget eller dess dotterbolag skall inte uppbära ersättning för styrelsearbete. Ersättningsnivån skall avse hela perioden från föregående årsstämma i Bolaget till och med nästa årsstämma i Bolaget, i enlighet med framlagt förslag av aktieägarna Christer Lindqvist och hans helägda bolag JRS Asset Management AB 

■ omval av Annika Billberg och Klas Åström samt att välja Bård Bergfald, Tobias Fagerlund, Johan Lundqvist och Thomas Söderqvist till ordinarie styrelseledamöter i bolaget för tiden intill slutet av nästa årsstämma. Noterades att styrelsen således består av Bård Bergfald, Annika Billberg, Tobias Fagerlund, Johan Lundqvist, Thomas Söderqvist och Klas Åström. 

Protokollet från extrastämman i december 2023 finns tillgängligt på www.grangex.se  

Valberedningen 

 Valberedningen representerar aktieägarna. Valberedningens uppgift är att utarbeta och lägga fram förslag till årsstämman vad gäller antal och val av styrelseledamöter, styrelseordförande, arvode till styrelsen och dess utskott, val av och arvode till revisorerna samt vid behov processen och kriterierna som skall styra tillsättandet av medlemmarna i valberedningen. Fokus i valberedningens arbete ligger på att säkerställa att styrelsen utgörs av ledamöter som tillsammans besitter kunskap och erfarenheter som motsvarar de krav som ägarna ställer på bolagets högsta styrande organ. I processen för att ta fram förslag till styrelseledamöter presenterar därför styrelsens ordförande den utvärdering som gjorts av styrelsens arbete och av de enskilda ledamöterna under det gångna året. Vidare presenteras bolagets verksamhet och framtida inriktning av verkställande direktören och möjlighet ges för valberedningen att träffa några av styrelsens ledamöter.  

Valberedningen förbereder även med stöd av revisionsutskottet val av revisor. Aktieägare kan lämna förslag till valberedningen i enlighet med de instruktioner som finns på bolagets webbplats. Årsstämman fattar beslut om principer för valberedningens tillsättande och arbete.  

Enligt tidigare stämmobeslut, skall bolaget ha en valberedning bestående av fyra ledamöter – styrelsens ordförande och representanter för de tre största ägarna. Styrelsens ordförande skall, baserat på ägarstatistik från Euroclear Sweden AB den 30 september innevarande räkenskapsåret, samla de tre största ägarna för att utse en valberedning. Om någon av de tre största aktieägarna väljer att avstå från sin rätt att utse ledamot till valberedningen, eller annars får anses ha avstått från sådan rätt, skall rätten att utse representant till valberedningen övergå till den aktieägare som därefter har det till röstetalet största aktieägandet i bolaget. Valberedningens sammansättning skall offentliggöras senast i samband med delårsårsrapporten för det tredje kvartalet innevarande räkenskapsår. Styrelsens ordförande skall inte vara ordförande i valberedningen. Valberedningen utser ordförande inom sig.  

Valberedningens uppgift är att inför årsstämman nästkommande räkenskapsår lägga fram förslag om antalet styrelseledamöter, styrelsens sammansättning och arvodering samt om eventuell särskild arvodering av utskottsarbete. Vidare skall valberedningen lägga fram förslag om styrelsens respektive årsstämmans ordförande samt om revisorer och deras arvodering. Valberedningens mandatperiod gäller intill dess ny valberedning utsetts. Lämnar ledamot valberedningen, innan dess arbete är slutfört eller sker väsentlig förändring i ägarstrukturen efter valberedningens konstituerande skall ersättare utses i enlighet med sådant förfarande varigenom den avgående ledamoten utsetts. Ändringar i valberedningens sammansättning skall offentliggöras på bolagets webbplats. Valberedningens förslag skall, om möjligt, offentliggöras i samband med kallelse till årsstämman. 

Styrelsen 

Styrelsen är utsedd av ägarna för att ytterst svara för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter i såväl bolagets som aktieägarnas bästa intresse. Detta skall göras på ett hållbart sätt med ett väl avvägt risktagande för att säkerställa en långsiktigt positiv utveckling. Styrelsen svarar för bolagets organisation och strategi och utser VD. Styrelsen lägger fast bolagets finansiella mål, ser till att det finns effektiva system för uppföljning av verksamheten och intern kontroll, att lagar och regler följs, samt säkerställer en korrekt och öppen informationsgivning.  

Vid det konstituerande styrelsemötet direkt efter årsstämman antar styrelsen en arbetsordning som närmare reglerar dess arbete och ansvar samt de särskilda arbetsuppgifter som faller på styrelsens ordförande. Styrelsen skall enligt bolagsordningen bestå av lägst tre och högst sju ledamöter utan suppleanter valda av årsstämman. Den extra bolagsstämman 2023 beslutade att styrelsen skulle bestå av sex ledamöter som valda på ett år i taget. Vid den extra årsstämman den 19 december 2023 beslutades att styrelsen inom sig skall utse styrelseordförande. Noterades att styrelsen, för tiden fram till och med utgången av årsstämman 2024, således består av Bård Bergfald, Annika Billberg, Tobias Fagerlund, Johan Lundqvist, Thomas Söderqvist och Klas Åström.  

Vid utgången av 2023 var 17 procent av de stämmovalda styrelseledamöterna kvinnor. Ambitionen är att eftersträva en jämn könsfördelning liksom en i övrigt ändamålsenlig och bra sammansättning som svarar upp mot bolagets behov.  

Koncernens legala rådgivare är styrelsens sekreterare. På styrelsemötena deltar normalt verkställande direktören och CFO från ledningen. Andra personer ur bolagets ledning och övriga tjänstemän är föredragande i särskilda ärenden. De av stämman valda ledamöterna är alla oberoende i förhållande till såväl större aktieägare som bolaget och bolagsledningen. Ledamöterna presenteras på sidorna 44–45 och på bolagets webbplats.  

Ordföranden leder styrelsens arbete och säkerställer en öppen och konstruktiv dialog. Till ordförandens uppgifter hör vidare att följa och utvärdera enskilda ledamöters kompetens, arbete och bidrag till styrelsen. Styrelsens ordförande skall leda styrelsens arbete och bevaka att styrelsen fullgör sina uppgifter samt har ett särskilt ansvar för att styrelsens arbete är väl organiserat, bedrivs effektivt samt följer verksamhetens utveckling. Styrelsens ordförande kontrollerar att styrelsens beslut verkställs effektivt. En viktig del i ordförandens arbete är att agera som diskussionspart och stöd till verkställande direktören samt att säkerställa att styrelsens beslut, instruktioner och anvisningar genomförs och efterlevs. Inför varje styrelsemöte går ordföranden och verkställande direktören igenom de frågor som skall tas upp på mötet. Underlag för styrelsens behandling av ärenden skickas till ledamöterna en vecka före styrelsemötet. Den närmare arbetsfördelningen mellan styrelsen och verkställande direktören framgår av en instruktion till verkställande direktören som styrelsen fastställer vid sitt konstituerande möte. 

 Styrelsen ser över och fastställer årligen en arbetsordning för sitt eget arbete. Styrelsen fastställer även en instruktion för verkställande direktören samt en instruktion för finansiell rapportering. 

Styrelsens årsprogram  

Februari  

• Årsbokslut för föregående år och bokslutskommuniké  
• Utvärdering av styrelsens arbete  
• Frågor i anslutning till årsstämman Konstituerande styrelsesammanträdet i anslutning till årsstämma  
• Firmateckning  
• Revision av arbetsordning, VD-instruktion och instruktion om ekonomisk rapportering  

Maj  

■Genomgång av organisation och personalutveckling  

■Delårsrapport, första kvartal   

■Prognos 1 

 Augusti  

■Halvårsrapport  

■Genomgång av affärsområden  

■Prognos 2  

Strategimöte i oktober (inkl. ledningsgruppen), (2 dagar)  

■Långsiktig strategi och utvecklingsfrågor  

■Budgetdirektiv 

Styrelsens arbete under 2023  

Styrelsen har under 2023 haft 24 styrelsemöten inklusive två konstituerande. Styrelsen får löpande information om bolagets och koncernens ekonomiska situation och även utvecklingen inom hållbarhetsområdet. Varje styrelsemöte inleds med en genomgång av verksamheten, innefattande ett flertal områden. Dessa ger vanligtvis en läges- uppdatering avseende projektutveckling, produktion och f inansiell utvecklingen, eventuella utmaningar eller risker som har identifierats eller som är föremål för löpande rapportering, och projekt och investeringar. Med hänsyn till verksamhetens natur är hållbarhetsfrågor särskilt viktiga. Vissa områden, som är särskilt aktuella eller väsentliga, är föremål för fördjupande analyser för att möjliggöra bättre underbyggda beslut. Styrelsen får fördjupade presentationer av de viktigaste riskerna och vissa risker inom till exempel miljö- och hållbarhets- området.  

Styrelsens utskott  

Styrelsens övergripande ansvar kan inte delegeras. Styrelsen kan dock inom sig inrätta utskott som bereder frågor inom definierade områden. Vid det konstituerande mötet efter den extra bolagsstämman i december 2023 inrättade styrelsen ett revisionsutskott och ett ersättningsutskott. Utskottens ledamöter utses vid det konstituerande styrelsemötet efter årsstämman och arbetet styrs av utskottens arbetsordning och instruktion.  

Revisionsutskottet  

Bolaget har sedan det konstituerande mötet i december 2023 ett revisionsutskott som består av Klas Åström (ordförande), och Johan Lundqvist. Revisionsutskottet förbereder vissa frågor för styrelsens beslut och stödjer på detta sätt styrelsen i dess arbete att uppfylla sitt ansvar inom områdena intern kontroll och redovisning samt att kvalitetssäkra den finansiella rapporteringen. Revisionsutskottet skall, utan att det påverkar styrelsens ansvar och uppgifter i övrigt, fortlöpande träffa bolagets revisorer för att informera sig om revisionens inriktning och omfattning. Utskottet övervakar även upphandling av tjänster utöver revision från bolagets revisorer, samt upphandlar revision och lämnar vid behov förslag till valberedningen avseende valet av revisorer. Utskottet sammanträder inför varje rapporttillfälle och därutöver vid behov, totalt minst två gånger per år. Mötena skall protokollföras. Ledamöterna i utskottet har särskild kompetens, erfarenhet och intresse av ekonomi- och redovisningsfrågor, se styrelsens uppdrag och tidigare erfarenheter på sidorna 44–45. På mötena deltar dessutom koncernens CFO. Revisionsutskottet avrapporterar löpande resultatet av sitt arbete till styrelsen 

Ersättningsutskottet 

Bolaget har sedan det konstituerande mötet i december 2023 ett ersättningsutskott som består av Klas Åström (ordförande) och Tobias Fagerlund. Ersättningsutskottets huvudsakliga uppgift är att bereda styrelsens beslut i frågor om ersättningsprinciper, ersättningar och andra anställningsvillkor för ledningen, följa och utvärdera pågående och under året avslutade program för rörliga ersättningar för ledningen samt följa och utvärdera tillämpningen av de riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare som årsstämman fattat beslut om samt om gällande ersättningsstrukturer och ersättningsnivåer i koncernen. Tillämpningen av riktlinjer samt gällande ersättningsstrukturer och ersättningsnivåer följs också upp av utskottet. En redogörelse för ersättningen till bolagets ledning finns i not 4. Ersättningsutskottet rapporterar sitt arbete till styrelsen. 

VD och koncernens ledning 

Verkställande direktören (VD) utses av styrelsen och leder verksamheten i enlighet med de instruktioner som styrelsen har antagit. VD ansvarar för den löpande förvaltningen av bolagets och koncernens verksamhet enligt aktiebolagslagen och har det yttersta ansvaret för att den strategiska inriktningen och styrelsens beslut implementeras och följs samt för att riskhantering, styrning, system, organisation och processer är tillfredsställande. VD håller kontinuerligt styrelsen och ordföranden informerade om bolagets och koncernens finansiella ställning och utveckling. I sitt arbete stöds verkställande direktören av koncernens ledningsgrupp som utöver verkställande direktören består av cheferna i Dannemora och Sala, samt CFO. Ledningen sammanträder kontinuerligt för att följa upp verksamheten och diskutera koncernövergripande frågor samt ta fram förslag till strategisk plan, affärsplan och budget som verkställande direktören sedan förelägger styrelsen. De av styrelsen behandlade områdena har i stor utsträckning speglat ledningens arbete under året. För större projekt bildas särskilda styrgrupper som tillsammans med projektledare och övriga intressenter träffas regelbundet. En presentation av ledningen finns på sidan 46–47. 

Affärsstyrning 

Styrning från styrelsen sker via verkställande direktören och ledningsgruppen till de operativa enheterna. Inom organisationen delegeras ansvar och befogenheter inom tydliga ramar. Dessa ramar definieras av bolagets styrdokument samt budget och strategisk plan. 

Styrning av hållbarhetsarbetet  

GRANGEX hållbarhetsarbete drivs med utgångspunkt från de frågor som är mest viktiga för verksamheten. Hållbarhetsfrågor följs upp och diskuteras på ledningsgrupps- och styrelsemöten. Bolaget har identifierat ett antal hållbarhetsfrågor och dessa finns integrerade i hållbarhetsstrategin och beskrivs på sidorna 24–34. Varje hållbarhetsfråga har en långsiktig inriktning som skall bidra till att vägleda och strukturera arbetet på alla nivåer i koncernen. Faktorer som ligger till grund för prioritering är verksamheternas påverkan på människa, miljö och samhälle, förväntningar från interna och externa intressenter, risker och möjligheter, omvärldsfaktorer och tillämpliga regelverk. GRANGEX ser FN:s globala mål för hållbar utveckling som en viktig bas i arbetet. Bevakning av hållbarhetsfrågor sker bland annat genom deltagande i  den nationella branschorganisationen SveMin. Hållbarhetsarbetet är värderingsbaserat, vilket innebär att åtgärder inte beslutas enbart utifrån lagar och myndighetskrav utan också utifrån de behov och förbättringsåtgärder som identifierats och som kan förbättra situationen för människor, miljö och samhälle vid verksamhetsorterna. För att ytterligare integrera GRANGEX hållbarhetsåtaganden och för att säkerställa transparens och ansvar kring hållbarhet rekryterades under 2023 en hållbarhetschef. 

Revisorer  

Den externa revisorn är en oberoende granskare av räkenskaperna för att säkerställa att dessa i allt väsentligt ger en korrekt, rättvisande och fullständig bild av bolagets ställning och resultat. Revisorn granskar också styrelsens och verkställande direktörens löpande förvaltning och redovisar sina iakttagelser för styrelsen utan ledningens närvaro. Revisorn har kontakt med bolagets ledning i samband med revisionen eller uppkomna frågeställningar. Revisorernas rapportering till ägarna sker på årsstämman genom revisionsberättelsen. Från och med revisionsutskottets bildande deltar revisorn regelmässigt på revisionsutskottets möten och träffar härutöver styrelsen vid olika tillfällen under året. Revisorn rapporterar till aktieägarna på årsstämman. Vid årsstämman 2023 valdes revisionsbolaget Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB (”PwC”) till revisorer intill slutet av årsstämman 2024. Auktoriserade revisor Anna Rozhdestvenskaya är huvudansvarig revisor. Ersättning till revisorerna utgår enligt godkänd räkning. Information om ersättningen finns i not 3. 

Finansiell rapportering 

Styrelsen ansvarar för att bolagets organisation är utformad så att bolagets ekonomiska förhållanden kan kontrolleras på ett betryggande sätt och att finansiella rapporter, såsom delårsrapporter och årsbokslut till marknaden utformas i enlighet med lag, tillämpliga redovisningsstandarder och övriga krav som finns för noterade bolag. Styrelsen skall följa den ekonomiska utvecklingen, säkerställa kvaliteten i den finansiella rapporteringen och den interna kontrollen samt regelbundet följa upp och utvärdera verksamheten. Revisionsutskottet svarar för beredning av styrelsens arbete med att kvalitetssäkra bolagets finansiella rapportering. Revisionsutskottet behandlar dock inte bara koncernens f inansiella rapporter och mer väsentliga redovisningsfrågor, utan även bland annat frågor om intern kontroll, regelefterlevnad, väsentlig osäkerhet i redovisade värden, händelser efter balansdagen, ändringar i uppskattningar och bedömningar samt andra förhållanden som påverkar de finansiella rapporternas kvalitet. VD skall se till att bokföringen i bolaget fullgörs i överensstämmelse med lag och att medelsförvaltningen sköts på ett betryggande sätt. I samtliga av dotterbolagens styrelser ingår GRANGEX VD och CFO. Den finansiella rapporteringen till styrelse och ledning görs månadsvis enligt en fastställd tidsplan i enlighet med gällande lagar, regler och redovisningspraxis samt koncernens ekonomihandbok. 

Ytterligare information  

På bolagets hemsida www.grangex.se finns bland annat följande information:  

Bolagsordning  

Information från tidigare årsstämmor  

Styrelse och ledning  

INTERN KONTROLL ÖVER FINANSIELL RAPPORTERING  

GRANGEX har ett ramverk för styrning och intern kontroll vilket syftar till att ge nödvändiga förutsättningar för att hela organisationen skall kunna bidra till effektivitet och hög kvalitet i bolagsstyrningen, genom bland annat tydliga definitioner, utnämningar av roller och ansvar, liksom koncernövergripande verktyg och rutiner.  

GRANGEX interna kontroll av den finansiella rapporteringen bygger på ramverket utgivet av Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO-framework). De viktigaste målen för GRANGEX interna kontrollmiljö för finansiell rapportering är att den är ändamålsenlig och effektiv, ger tillförlitliga rapporter och efterlever lagar och förordningar. 

Processen för intern kontroll  

Den interna styrnings- och kontrollprocessen är reglerad i lagar och regler och det yttersta ansvaret ligger hos styrelsen. Systemen för intern kontroll och riskhantering avseende finansiell rapportering är utformade för att uppnå rimlig säkerhet avseende tillförlitligheten i den externa finansiella rapporteringen och säkerställa att de finansiella rapporterna är framtagna i överensstämmelse med god redovisningssed, tillämpliga lagar och förordningar samt övriga krav på noterade bolag. Processen över den interna kontrollen består av följande komponenter:  

■  Kontrollmiljö  

■  Riskbedömning  

■  Kontrollaktiviteter  

■ Information och kommunikation  

■  Uppföljning  

Styrelsen har definierat policyer avseende processer, roller och ansvar som är avgörande för finansiell rapportering och för den interna kontrollmiljön i koncernen. 

Roller och ansvar 

Styrelsen är ansvarig för att fastställa viktiga regler och riktlinjer för intern kontroll. Revisionsutskottet bistår styrelsen med sin kontroll av koncernens riskhanteringsfunktion och den interna kontrollen i den mån dessa påverkar kvalitet och oberoende på den finansiella rapporteringen. Styrelsen och revisionsutskottet interagerar direkt med de externa revisorerna. Styrelsen är ansvarig för att fastställa grundläggande regler och riktlinjer och koncernchefen ansvarig för effektiv utformning, genomförande och övervakning av den interna kontrollmiljön inom koncernen. VD ansvarar för en effektiv utformning och genomförande av intern kontroll inom koncernen. CFO ansvarar för effektiv utformning och driftseffektiviteten i den interna kontrollmiljön på koncernnivå. 

Kontrollmiljö  

Kontrollmiljön utgör basen för bolagets interna kontroll avseende den finansiella rapporteringen. Den interna kontrollen bygger huvudsakligen på den företagskultur och de värderingar som etableras av styrelsen och ledningen samt den organisatoriska strukturen med tydliga befogenheter och ansvar.  För att säkerställa ett gemensamt syn- och arbetssätt finns styrdokument i form av bindande policyer och vägledande riktlinjer för organisationens delegerade ansvar.  

Policyer och instruktioner dokumenteras och utvärderas kontinuerligt. Dessa styrdokument samt genomarbetade processbeskrivningar görs tillgängliga för berörd personal. 

Riskbedömning  

Riskbedömningen inkluderar processer för att identifiera, analysera och utvärdera risker i den finansiella rapporteringen. I detta moment bedöms och prioriteras de områden som respektive affärsområde anser vara mest relevanta i bolaget utifrån en riskanalys. Riskanalysen beaktar såväl sannolikheten som konsekvensen av att en risk materialiseras. Riskanalys utförs regelbundet på koncernnivå för att identifiera och skapa förståelse för riskerna i koncernen, både vad gäller väsentlighet och komplexitet. Riskanalysen används sedan som utgångspunkt för att bestämma vilka områden som skall prioriteras och hur riskerna inom dessa skall begränsas och hanteras. 

Kontrollaktiviteter 

Kontrollaktiviteter är aktiviteter som har till uppgift att begränsa riskerna och säkerställa tillförlitlighet i bolagets organisation. Det främsta syftet med kontrollaktiviteterna, som kan vara av såväl manuell som automatiserad karaktär, är att hantera kända risker samt att upptäcka, förebygga och korrigera fel och avvikelser och därigenom säkerställa kvaliteten i den finansiella rapporteringen. De innefattar policyer och rutiner som bidrar till att säkerställa att ledningens direktiv efterlevs och att nödvändiga åtgärder vidtas för att synliggöra de risker som kan hindra bolaget från att nå sina mål. Attestinstruktioner, betalningsinstruktioner, verifieringar, avstämningar, affärsgenomgångar liksom ansvarsfördelning är exempel på kontrollaktiviteter.  

Kontrollaktiviteter genomförs i hela organisationen, på alla nivåer och i alla funktioner. Kontrollaktiviteter är inkluderade i GRANGEX affärsprocesser och spelar en nyckelroll i att säkerställa en effektiv intern kontroll i koncernen. Koncernens CFO ansvarar för att alla kontrollaktiviteter genomförs och upprätthålls på central nivå.  

Kontinuerliga genomgångar genomförs för att säkerställa riktig och korrekt finansiell rapportering. Dessa översyner är en viktig del av GRANGEX affärsprocesser och en viktig del i koncernens övervakningskontroller. Varje identifierad risk omfattas av en eller flera kontroller. 

 Information och kommunikation Information och kommunikation är både ett internt verktyg för att stärka den interna kontrollmiljön och en process för att säkerställa att korrekt information identifieras, samlas in och kommuniceras. Detta på ett sätt och inom en tidsram som möjliggör för organisationen att utföra sina arbetsuppgifter. Inom koncernen har policyer och instruktioner antagits och bolagets ekonomihandbok innehåller anvisningar och råd för redovisning och finansiell rapportering. Policyer, instruktioner och ekonomihandboken uppdateras kontinuerligt och är tillgängliga för hela organisationen. Vidare får styrelsen ytterligare information avseende riskhantering, intern kontroll och finansiell rapportering via revisionsutskottet. För att säkerställa att den externa informationsgivningen blir korrekt och fullständig finns en kommunikationspolicy.  

Uppföljning  

Uppföljning sker på alla nivåer inom koncernen. Bolaget utvärderar regelbundet den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen. Arbetet med intern kontroll rapporteras till styrelsen genom revisionsutskottet. Rapporteringen utgör grunden för styrelsens utvärdering och bedömning av effektiviteten i den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen och ligger till grund för beslut om eventuella förbättringsåtgärder. Identifierade förbättringsområden dokumenteras, analyseras och åtgärdas.